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在日常使用电脑的过程中,很多小伙伴会遇到突然断电、系统崩溃、程序崩溃等突发情况。编辑了大部分时间的EXCEL表格或WORD文档未能及时保存,EXCEL或再次打开WORD当文件发现以前没有及时保存的数据时,本文将介绍如何恢复和设置。
其实Microsoft OFFICE和WPS OFFICE软件具有自动备份功能,EXCEL默认自动备份WORD10分钟,WPS默认为增量备份(增量备份将记录我们对文件的操作步骤,读取备份时,这些步骤将在原文件上快速重现,以达到备份的目的),因此,在没有修改设置的情况下,我们将每10分钟自动备份一次,并通过正确的方法找到备份文件,以最大限度地减少损失。
大多数时候Microsoft OFFICE当程序异常结束时,左侧将有一个“文档恢复”框,可以选择恢复未保存的文档。
“文档恢复”选框
未见“文档恢复”选框时,可采用以下设置和恢复方法进行恢复:
一、Microsoft EXCEL
正常使用时,EXCEL每隔一段时间,程序就会自动备份正在编辑的文件,并生成一个名为扩展的扩展.XAR当隐藏文件正常保存时,隐藏文件将自动清除。当EXCEL程序异常结束时,隐藏文件将不会自动清除。此时,不要修改和保存原EXCEL文件。一旦原始文件再次保存,隐藏的备份文件也将自动清除。接下来,您可以找到该文件.xar后缀名改成.xls后缀名,再用Excel打开。
自动生成.xar文件
修改成.xls
Excel自动恢复功能在2003年版本中引入,并在2016年、2019年、365年等更高版本中使用。在不同版本的Excel中设置自动恢复功能,下面列出了一些不同版本的步骤:
- Excel 2003 – 选择工具 → 选项 → 单击“保存”选项卡
- Excel 2007 – 单击Office按钮 → 选择Excel选项 → 单击“保存”选项卡
- Excel 2010、2013、2016、2019和365 – 选择文件 → 选项 → 单击“保存”选项卡
在“保存”选项窗口,如果经常使用,我们可以设置生成XAR文件的时间间隔(默认为10分钟)Office,建议设置保存间隔1~3分钟比较合适),也可以设置保存文件的位置。
在Windows中,XAR默认保存文件的位置如下:
C:\\Users\\[用户名]\\AppData\\Roaming\\Microsoft\\Excel
在进入文件位置后,在看到备份文件之前,我们必须设置显示系统的隐藏文件,方法如下:
1、Windows7
选择工具 → 文件夹选项 → 点击“查看”选项卡,右侧滚动条向下拉,找到“隐藏受保护的操作系统文件(推荐)”,删除检查,选择“显示隐藏文件、文件夹和驱动器”,删除“隐藏已知文件类型的扩展名称”前的检查,然后点击确定。
如果您看不到“工具”选项,请单击“组织”→“布局”→ 勾选“菜单栏”
2、Windows10
点击“查看” → “选项”,其余步骤与Windows7相同
3、Windows11
点击“ … ” → “选项”,其余步骤与Windows7相同
二、Microsoft WORD
正常使用时,WORD每隔一段时间,程序就会自动备份正在编辑的文件,并生成一个名为扩展的扩展.ASD隐藏文件,正常保存时,隐藏文件将自动清除。当WORD程序异常结束时,隐藏文件将不会自动清除。此时,不要修改和保存原始WORD文件。一旦原始文件再次保存,隐藏的备份文件也将自动清除。接下来,您可以找到该文件.asd后缀名改成.doc后缀名,然后用Word打开,显示上述EXCEL所述的隐藏文件方法。
若使用低版本Word2003年和2007年打开时,提示“由于文件格式不支持,因此Microsoft Office Word本文件无法打开。请将文件转移到其他安装Word打开并存为2010或更高版本以上的计算机,或安装WPS OFFICE也可以轻松打开。
在Windows中,ASD默认保存文件的位置如下:
C:\\Users\\[用户名]\\AppData\\Roaming\\Microsoft\\Word
在“保存”选项窗口,如果经常使用,我们可以设置生成ASD文件的时间间隔(默认为10分钟)Office,建议设置保存间隔1~3分钟比较合适),也可以设置保存文件的位置。
三、WPS OFFICE
1、WPS默认为增量备份,可根据自身情况修改。步骤为:
文件 → 备份与恢复 → 备份中心 → 本地备份设置
2、WPS默认保存自动备份文件的位置是:
C:\\Users\\[用户名]\\AppData\\Roaming\\kingsoft\\office6\\backup
可以看到,Word备份文件的文件是.wps后缀名,Excel表格的备份文件是.et后缀名,可直接打开。
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