团员电子档案查询系统(团员电子档案查询系统PC端)

“智慧团建”系统

新发展团员电子数据库建设操作指引

(第一版 2020年)

0.【目的】

本《指引》用于指导各级团组织依托“智慧团建”系统规范开展新发展团员电子数据库建设工作,实现线上团员身份认证功能。

1.【内容】

自2020年起,各级团组织须上传新发展团员电子版《入团志愿书》至“智慧团建”系统,逐步建立全国团员电子数据库。

2.【时限】

自上级团委审批同意入团后30日内。

3.【操作步骤】

3.1 录入新发展团员基本信息

按照“智慧团建”系统团员录入流程,填写团员姓名、发展团员编号、入团时间等基本信息。录入完成后,进入“团员电子数据库”,对新发展团员进行信息确认。

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3.2 上传《入团志愿书》

3.2.1 团支部/团总支管理员上传

进入“管理中心”,点击“团员管理-团员电子数据库/下级支部团员电子数据库”或“团干部管理-本级团干部电子数据库”菜单,查看所有已录入系统的新发展团员信息。点击“上传档案”,上传1份PDF格式的团员电子版《入团志愿书》,文件大小不超过20M。

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上传成功后,等待上级团委审批。点击“操作”栏的图标,可实时查看审批状态,此时团员身份为“尚未认证”。团员可在“我的团员电子档案”界面查看已上传的电子档案。

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上级团委审批通过后,即完成团员身份认证工作。若审批不通过,“操作中心”将收到反馈,“档案是否上传”栏显示“替换档案”按钮。重新修改后,点击“替换档案”按钮,重新上传电子档案。

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3.2.2 团的领导机关/团委/团工委管理员上传

进入“管理中心”,点击“团员管理-下级支部团员电子数据库”或“团干部管理-本级团干部电子数据库”菜单,查看本组织已录入系统的新发展团员信息。点击“上传档案”,上传1份PDF格式的团员电子版《入团志愿书》,文件大小不超过20M。上传成功后无需审批。

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注:团组织内所有2020年及以后新发展团员的《入团志愿书》须全部上传“智慧团建”系统。如未上传,管理员登录系统后将出现“组织内有团员档案尚未上传”提示框,直至上传完成。

3.3 上级团委审批

3.3.1 “操作中心”界面审批

团的领导机关/团委/团工委管理员进入“操作中心”,点击“所有类型”下拉框,筛选查看“团员电子档案审批”类型。点击“审批”按钮,查看团员的基本信息是否准确,《入团志愿书》是否内容真实、程序规范。审核后,点击底部的“同意/不同意”按钮。如不同意,须写明理由,反馈给下级团组织。

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3.3.2 “下级团员电子档案审批”界面审批

团的领导机关/团委/团工委管理员进入“管理中心”,点击“业务办理-下级团员电子档案审批”菜单,查看下级团员电子档案审批情况,开展线上团员电子档案核查。

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3.4 完成团员身份认证

上级团委审批同意后,系统将显示“团员身份已认证”,即完成团员身份认证流程。

4.【工作要求】

4.1 格式规范:电子版《入团志愿书》为1份PDF格式文档,文件大小不超过20M,须逐页扫描或通过图片形式汇总生成,不得出现缺页、错页、污损、模糊不清等情况。

4.2 信息准确:进入“团员电子数据库”界面后,逐项核对新发展团员姓名、发展团员编号、入团时间等基本信息,确认《入团志愿书》已加盖公章。

4.3 流程完整:各级团组织管理员作为第一责任主体,重点关注所属团员身份认证情况。团组织管理员登录“智慧团建”系统后,如有“组织内有团员身份尚未认证”提示框,请及时查看标识为“尚未认证”的团员,并按要求完成电子档案上传。完成电子档案上传后,纸质版《入团志愿书》应存入团员档案。

4.4 对于毕业年级的新发展团员,须完成团员身份认证后再开展团组织关系转接工作。

4.5 如需变更电子版《入团志愿书》或出现上传错误的情况,团员所在团组织管理员提出修改申请,经上级团委审批同意后,重新提交电子档案,否则无权更改。

4.6 团员、团组织管理员在“智慧团建”系统中,可通过检索团员姓名、身份证号、发展团员编号等信息,查看并下载团员电子档案。

5.【常见问题Q&A】

5.1 批量录入团员时,不同入团时间的团员可以同批次录入吗?

可以。根据要求,2020年及以后的新发展团员须上传电子版《入团志愿书》。如果批量录入10名团员,其中3名为新发展团员,录入成功后会弹出提示框并跳转至“团员电子数据库”界面,管理员需按要求上传新发展团员的电子档案。如果批量录入的10名团员中没有新发展团员,则不会出现提示。

5.2 如何将完整的纸质版《入团志愿书》生成1份电子版PDF文档,以及有什么要求?

建议有三种方式。一是使用扫描设备,逐页扫描生成1份PDF文档。二是在手机里安装一款扫描类APP,将纸质版《入团志愿书》逐页按顺序拍摄扫描,选择“多选”后,生成1份完整的PDF文档。三是用手机相机功能将纸质版《入团志愿书》逐页拍成图片,并将图片按顺序依次插入至1份word文档中,选择另存为PDF格式。

要求生成的PDF文件必须清晰完整,文件大小不超过20M,不能缺页、错页、模糊不清。

5.3 新发展团员的“团员身份认证”栏显示“尚未认证”、“认证不通过”,具体是什么情况?

“尚未认证”说明该团员的《入团志愿书》没有上传至系统中,管理员需要尽快上传。“认证不通过”说明上传的《入团志愿书》上级审核时未通过,管理员需要根据上级的审批意见尽快修改,重新上传。如果未完成团员身份认证,系统统计新发展团员数量时,不计算在内。

5.4 新发展团员的团员身份未完成认证,会有什么影响吗?

如果新发展团员的团员身份未完成认证,将无法对其发起团组织关系转接,并且统计新发展团员数量时,不计算在内。

5.5 团支部团员的《入团志愿书》只能由团支部管理员上传吗?

不是,团支部及其直属上级管理员都可以上传。

5.6 对于2020年以前入团的团员,电子版《入团志愿书》是否需要上传?

2020年以前入团的团员目前不需要上传电子版《入团志愿书》。

5.7 《入团志愿书》经上级团委审批盖章后,应多久上传到系统?

根据《指引》要求,经上级团委审批同意并盖章后30日内,完成电子版上传。

5.8 如果上传档案时,发现该团员系统内的发展团员编号与纸质版《入团志愿书》首页的编号不一致,如何处理?

系统内团员的发展团员编号必须与其《入团志愿书》首页的一致。如果不一致需要尽快修改,团员本人、团员所在团组织及其直属上级团组织管理员都有权限修改。

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来源:共青团中央

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